Arbetsmiljöverkets föreskrift om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar

Arbetsgivaren är ytterst ansvarig för arbetsmiljön på arbetsplatsen och att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Chefen representerar arbetsgivaren och skyddsombudet företräder medarbetarna.

Arbetsmiljölagen innehåller allmänna minimikrav på arbetsmiljöns utformning. Inom ramen för lagens bestämmelser ska sedan arbetsmiljöarbetet bedrivas på arbetsplatserna.

Vad behöver göras? Organisatorisk och social arbetsmiljö (2 kap. AFS 2023:2)

AFS 2023:2 reglerar vad arbetsgivaren behöver arbeta med för att förebygga ohälsa och olycksfall och främja en god arbetsmiljö. 2 kap. om organisatorisk och social arbetsmiljö berör områden som krav och resurser i arbetet, organisatorisk arbetsmiljö, social arbetsmiljö, ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Den organisatoriska arbetsmiljön är summan av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas i organisationen. Mer om det hittar du under våra huvudrubriker:

• Psykisk arbetsbelastning
• Arbetsrelaterad psykisk ohälsa
• Social arbetsmiljö
• Organisatoriska faktorer

Hur ska det göras? Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) (AFS 2023:1)

Föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete beskriver hur en verksamhet ska jobba för att uppnå arbetsmiljölagens syfte. Föreskrifterna reglerar arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås.

Roller och ansvar i arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljöarbetet angår alla på arbetsplatsen. Lagstiftningen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter reglerar roller och ansvarsfördelning i arbete.

Arbetsgivarens ansvar

Det är alltid arbetsgivaren som har ansvaret för arbetsmiljön, det framgår av lagstiftningen. Chefer i verksamheten ansvarar för att arbeta förebyggande i syfte att säkerställa att arbetet kan utföras utan risk för ohälsa eller skador. HR och Företagshälsovård kan vara ett viktigt stöd i arbetet. Arbetsgivaren ansvarar bl a för att:

• Planera och leda arbetsmiljöarbetet utifrån gällande regelverk och lokala rutiner samt följa upp att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. En viktig del i detta arbete är att löpande undersöka den fysiska och psykosociala arbetsmiljön.
• Löpande informera, verka för god kommunikation och ett öppet klimat.
• Säkerställa medarbetarnas delaktighet exempelvis genom god samverkan.
• Klargöra för att omdömen, uttalande eller beteenden med inslag av diskriminering eller kränkande särbehandling inte kan accepteras. Gott arbetsklimat är allas ansvar.

I de fall ohälsa har uppstått ansvarar arbetsgivaren även för efterhjälpande insatser exempelvis genom att ha tydliga rutiner för rehabilitering och arbetsanpassning.  

Läs mer om Arbetsmiljöverkets allmänna råd om arbetsanpassning: Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:2), föreskrifter - Arbetsmiljöverket

Skyddsombudets roll

Skyddsombud, eller arbetsmiljöombud som det ibland kallas, företräder medarbetarna i skyddsfrågor. För att skyddsombudet på bästa sätt ska kunna bidra i arbetet för en god arbetsmiljö följer ett antal rättigheter med denna roll exempelvis att:

• få utbildning
• ta del av handlingar kring förhållandena i arbetsmiljön
• delta vid planering av nya lokaler
• begära att arbetsgivaren genomför åtgärder för att åstadkomma en bra arbetsmiljö
• avbryta arbeten som kan leda till omedelbar och allvarlig fara för arbetstagares liv eller hälsa

Läs mer om skyddsombudets roll i 6§ Arbetsmiljölagen (1977:1160) – AML: Arbetsmiljölag (1977:1160) Svensk författningssamling (riksdagen.se) 

Medarbetarnas ansvar

Utan medarbetarnas engagemang och delaktighet i arbetsmiljöarbetet är chanserna små att det ska fungera riktigt väl. Arbetsgivaren behöver skapa förutsättningar för engagemang och delaktighet men ett stort ansvar vilar även på varje enskild medarbetare att:

• Medverka i arbetsmiljöarbetet, signalera om brister i arbetsmiljön
• Följa föreskrifter och lokala policyn
• Delta i genomförandet av åtgärder
• Använda, där det krävs, personlig skyddsutrustning

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Arbetsgivaren har ansvaret och kan fördela arbetsuppgifter till personer i den egna verksamheten (detta innebär inte delegering). Detta ska göras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. I samband med fördelningen av arbetsmiljöuppgifter är det viktigt att säkerställa att den som tar emot denna har resurser, mandat och kunskap för att lösa sin uppgift.

Läs mer om uppgiftsfördelning och kunskaper i 9 § AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete: Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1), föreskrifter - Arbetsmiljöverket

Hur kan man arbeta?

Arbeta främjande, förebyggande och efterhjälpande

Förebyggande

Målsättningen med arbetsmiljöarbetet är att förebygga ohälsa och olycksfall i den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Det förebyggande arbetet syftar till att identifiera och minimera risker och genom det avvärja hot mot hälsan. Det förebyggande arbetet handlar mycket om att skapa strategier och systematik som du kan läsa mer om under kommande rubriker.

Hälsofrämjande

Att arbeta hälsofrämjande är ett mer offensivt arbetssätt att arbeta. Här handlar det om att stärka det friska, att få människor att trivas och må bra, såväl på arbetet som hemma. Det bygger på ett förhållningssätt där man vill erbjuda och möjliggöra och en helhetssyn på människa, arbete och fritid.

Efterhjälpande

I de fall ohälsa, ibland med sjukfrånvaro som följd, uppstår har arbetsgivaren ett ansvar för efterhjälpande åtgärder bl a genom den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Som ett stöd för det arbetet bör arbetsgivaren säkerställa att det finns en tydlig rehabiliteringsprocess i verksamheten. En viktig del i rehabiliteringsarbetet är möjligheterna till anpassning av arbetsuppgifterna. Arbetsanpassning ska också användas som en förebyggande åtgärd för att förhindra ohälsa och sjukfrånvaro. Anpassningsåtgärder kan behöva göras både i den fysiska och organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Läs mer om arbetsanpassning: Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:2), föreskrifter - Arbetsmiljöverket

Arbete för ett långsiktigt hållbart arbetsliv förutsätter insatser inom samtliga tre områden och många gånger finns det ingen knivskarp gräns mellan dessa.

Tydliga policys, rutiner och riktlinjer

Arbete med policy, rutiner och riktlinjer är ett viktigt stöd i arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att de är tydliga, tillämpbara, tillgängliga och väl förankrade i verksamheten både bland chefer och medarbetare.

Av AFS 2023:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete framgår att det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena i arbetsgivarens verksamhet ska vara för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Här framgår också att det ska finnas rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till.

Läs mer: Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1), föreskrifter - Arbetsmiljöverket

Arbeta systematiskt

Grunden för ett bra arbetsmiljöarbete är att det sker systematiskt och planerat. Arbetsmiljöarbetet är en kontinuerlig process med återkommande aktiviteter och förutsätter strukturer för samarbete och samverkan, att det finns rutiner och andra styrdokument, att fördelningen av uppgifter är tydlig och att det finns kunskaper om arbetsmiljöarbete i verksamheten.

Figur 2. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en ständigt pågående process.

Källa: Arbetsmiljöverket

Undersöka arbetsmiljön

Undersökning av arbetsmiljön kan göras på många olika sätt och kan också behöva se olika ut beroende på vilken typ av verksamhet man arbetar i. En årlig skyddsrond är bara en liten del i det här arbetet och behöver kompletteras av andra undersökningsmetoder. Det absolut viktigaste kan vara det du ser och uppmärksammar i ditt dagliga arbete. Det är viktigt att man tänker på att undersöka alla delar i arbetsmiljön och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är en stor och viktigt del i de flesta verksamheter. Ta gärna stöd av checklistor som bl a Prevent tillhandahåller: Checklistor för att undersöka arbetsmiljön (prevent.se)

Riskbedömning och åtgärder

Riskbedömning av  de risker som har identifierats handlar om att bedöma hur allvarlig risken är och identifiera vilka åtgärder man ska vidta för att minimera eller allra ta bort risken helt. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan. Stöd för detta arbete hittar du bland annat hos Sunt arbetsliv: Riskbedöma - Arbetsmiljöutbildning (suntarbetsliv.se)

Det är viktigt att det framgår av en handlingsplan vem som ska utföra åtgärden och när det ska vara klart. Lika viktigt är det att åtgärden följs upp och att man kontrollerar att den har haft avsedd effekt. Om inte kan man behöva komplettera med fler eller andra åtgärder.

Det här arbetet ska ske löpande och vara en naturlig del av arbetet och är särskilt viktigt om verksamheten står inför en förändring. Det kan handla om både små och stora förändringar som exempelvis ändrade uppgifter, ny arbetsutrustning, neddragning av verksamhet eller utökning av verksamhet osv. Arbetet med handlingsplaner ska alltid ske i samverkan med skyddsombud eller med representanter från medarbetarna om skyddsombud inte finns på arbetsplatsen.

Kontroll

Att följa upp och kontroller att åtgärder som satts in verkligen har fått förväntad effekt är mycket viktigt. Uteblir kontrollen kan riskerna finnas kvar och på sikt eventuellt bidra till skada eller ohälsa för någon medarbetare. Om man konstaterar att effekten av åtgärden uteblivet måste man ta ställning till om mer tid krävs för den aktuella åtgärden eller om man behöver sätta in en annan åtgärd.

Årshjul för arbetsmiljöaktiviteter

För att underlätta arbetet kan det vara bra att upprätta ett årshjulet för arbetsmiljöarbetet. I årshjulet samlar man både aktiviteter som är återkommande och som är beslutade för det aktuella året. Här är några förslag på aktiviteter:

• Tidpunkter för APT
• Genomgång och revidering av policys, riktlinjer och rutiner inom arbetsmiljöområdet.
• Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
• Tidpunkter för skyddsrond och andra kontroller av arbetsmiljön.
• Tidpunkter för medarbetarundersökningar
• Skyddskommittéer
• Utbildningsinsatser inom arbetsmiljöområdet

Systemstöd

I både stora och små verksamheter finns ofta någon form av verksamhetsledningssystem vilket ibland stöds av tekniska systemstöd. Ibland går det att integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet med ett sådant verksamhetsledningssystem. Undersök gärna möjligheterna i din verksamhet, det kan skapa ännu bättre förutsättningar att göra arbetsmiljön till en naturlig del av det dagliga arbetet.